第三十四話 秘書不易做
“我給了你一整張表格。”Maggie指著“領(lǐng)取物”下面的空白欄，“這里有十項(xiàng)可填，你只領(lǐng)一樣?xùn)|西要用掉一張表格，我要按照標(biāo)準(zhǔn)流程處理，這是浪費(fèi)大家的時(shí)間和資源。秘書應(yīng)該掌握部門所有同事的需求，平衡發(fā)放文具，這個(gè)不需要我教你吧？”
我只是代班的，哪里知道這些。寧輕輕找到Linda。
Linda給了她兩張訂在一起的紙，“第一張是通知，在本周末和下周末中的某一天計(jì)劃請滅蟲公司來除蟲，期間全天不能辦公，第二張你給部門主管和組長，讓他們簽字，圈定一天，下午下班前交給我?！?p> 寧輕輕趁幾位小組長空閑時(shí)，分別請他們選定不來加班的日子，拿回來才發(fā)現(xiàn)，A組和C組空閑的時(shí)間完全沒交集。感覺A姐不喜歡自己，她先找C羅協(xié)商。
“沒辦法，我們組有個(gè)活動(dòng)周一辦，周末必須加班，下周六也有個(gè)宣傳，當(dāng)天會(huì)用到辦公室，只有下周日可以?！盋羅堅(jiān)定地說，還給她看了日程。
她只好硬著頭皮去打攪A姐。
“日期沖突？為什么不叫C組改？”A姐果然不耐煩。
“我已經(jīng)問過了，他們實(shí)在沒辦法改，能不能麻煩A姐想想辦法，挪一下安排?！?p> “我確定的就是本周日不需要辦公，如果下周末突然客戶有需求而非要回來辦公，他們卻在除蟲，怎么辦？”A姐說，“我這里也不能改?！?p> 原本希望拿出一個(gè)日期再給高鈴過目，不用麻煩到她，結(jié)果還是得找她解決。寧輕輕忐忑地進(jìn)了高鈴辦公室。
“這種小事照例應(yīng)該你處理好，我只簽名?！备哜徴f，“秘書的工作是協(xié)調(diào)整個(gè)部門的事務(wù)，替主管解決細(xì)瑣雜務(wù)，結(jié)果現(xiàn)在還要我?guī)湍?？?p> “對不起，我……不是很熟悉，請高特助指點(diǎn)我一次?！?p> “就下周日，我來圈定這個(gè)日子，簽了名，你再拿去給他們簽。”高鈴果斷地說。
“可是A姐說下周日也許會(huì)有辦公需求。”
“出去?！备哜彽皖^工作。
寧輕輕把文件拿去給A姐的時(shí)候，特別不安。
“你直接找Ling姐了?！盇ngela冷笑了一下，“行。我沒辦法。就下周日?！闭f完在紙上狠狠地簽下名，差點(diǎn)把紙勾破。
看來又得罪A姐了，還好紙沒破，不然庶務(wù)科那邊可能要求重簽一份。隨即她想到今天是周四，要上交單據(jù)，包括員工的報(bào)銷單和要匯給供應(yīng)商的款項(xiàng)，周五財(cái)務(wù)會(huì)到銀行處理。
不少同事出勤在外，她花了好幾個(gè)小時(shí)才向每位同事收到單據(jù)，生怕有遺漏，檢查了一遍，確定全部收齊，才和滅蟲公文一起拿去行政部。
她先到庶務(wù)科交了領(lǐng)取表和滅蟲公文，才來財(cái)務(wù)科，找到手冊上指名的洪大姐，正是上次指點(diǎn)她看手冊的中年婦女。
洪大姐收起單據(jù)，“明天我會(huì)核對，下周一出賬。”
“不是今天核對，明天出賬嗎？”寧輕輕一驚。
“你看現(xiàn)在幾點(diǎn)?！?p> “四點(diǎn)半?！?p> “我們部門五點(diǎn)下班，這么多單據(jù)，今天如何核對？”
“這……同事們的報(bào)銷單可以晚點(diǎn)收，但是給廠商的賬款好像拖延，您能幫忙先核對一下嗎？”
“核對有標(biāo)準(zhǔn)流程，不是翻翻算數(shù)。單據(jù)每個(gè)部分都要檢查，一筆一劃一個(gè)小數(shù)點(diǎn)都不能錯(cuò)，最后還要請財(cái)務(wù)科長和行政總監(jiān)簽名。”
“這樣的話，能請您明天核對完再出賬嗎？”
“明天我會(huì)直接先去銀行，難道你要我回來核對完再去一次？小妹妹，地球不是只圍著你轉(zhuǎn)，每個(gè)人的工作都有一定安排，不可能遷就你?！焙榇蠼愕恼Z氣還算和善，可是內(nèi)容聽起來就很刺耳了。
糟了，記得Kelly交代，她合作的鮮花供應(yīng)商要求這周之內(nèi)必須過賬，寧輕輕問，“只有一張單據(jù)特別急，廠商要求本周到賬。您只核對這一張，其他的下周一沒關(guān)系，行嗎？”
“如果要照緊急事務(wù)辦理，你也得先申請加急，由行政總監(jiān)特別核準(zhǔn)?！焙榇蠼阒噶酥笁ι系溺姡澳阌X得來得及嗎？?！?p> 寧輕輕飛速填了張緊急事務(wù)申請表，十萬火急地去找行政總監(jiān)辦公室，鄧于行正在打電話，門口的秘書將她攔住。
寧輕輕急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，并發(fā)現(xiàn)Maggie已經(jīng)準(zhǔn)備好要領(lǐng)的用品了，趕緊去搬走一大堆文具，暫時(shí)放在走廊上。
鄧于行終于打完電話，看了申請說，“不符合加急規(guī)定。我們不會(huì)因?yàn)閱T工的疏忽破例。此例一開，日后人人都要求破例，行政部的規(guī)章豈不形同虛設(shè)?！?p> 這時(shí)是四點(diǎn)五十三。寧輕輕絕望地說，“我臨時(shí)代替秘書職務(wù)，不熟悉事務(wù)，下次一定不會(huì)犯這個(gè)錯(cuò)，您能幫我這一次嗎？”
“不能。年輕人總覺得犯了錯(cuò)會(huì)被原諒，于是漫不經(jīng)心。行政部一切照規(guī)章辦事，你承擔(dān)這次的后果，以后不會(huì)犯同類錯(cuò)誤，就當(dāng)是個(gè)教訓(xùn)。還有，東西不能放在走廊上，這次就算了，按照規(guī)章，走廊上的多余物品行政部會(huì)全權(quán)回收處理?！?p> 寧輕輕無法可施，只好先把文具搬回執(zhí)行部。經(jīng)過財(cái)務(wù)科時(shí)，看到洪大姐準(zhǔn)時(shí)在五點(diǎn)離開了辦公桌。
同事都不是等錢開飯，對不能在明天拿到報(bào)銷款并沒有多在意，其他廠商也不是非要在這周拿到款項(xiàng)。最后，Kelly得知了這個(gè)消息。
“不會(huì)吧？我記得跟你強(qiáng)調(diào)過，這個(gè)供應(yīng)商指名本周要收錢，他們要從國外空運(yùn)鮮花來，周末需要流動(dòng)資金。下周一有什么用？”
“是我的錯(cuò)，我沒弄清財(cái)務(wù)的流程。能請你跟供應(yīng)商說個(gè)情嗎？”
“這家供應(yīng)商給我折扣，是因?yàn)槲冶ＷC本周給他們賬款，假如他們說延遲出賬的損失要求賠償怎么辦？又或者他們?nèi)∠劭垡笱a(bǔ)差價(jià)怎么辦？下次不跟我合作怎么辦？這些損失都由你賠嗎？”Kelly說，“上次你亂改我的設(shè)計(jì)就算了，這次連累公司，你說要怎么辦？”
聽起來罪責(zé)好大，肯定不能找高鈴說情，否則會(huì)被記在試用期表現(xiàn)里。寧輕輕咬牙問，“要不，我先把錢墊上，到時(shí)候再請財(cái)務(wù)撥給我？”
“先不說你如何找財(cái)務(wù)撥給你，就這數(shù)目，你看清楚了嗎？”
少看了一個(gè)零，什么鮮花嘛，那么貴。寧輕輕面露難色。難道要上天打救了么？